Kodėl biuro spausdinimas kainuoja daugiau nei manote
Daugelis įmonių vadovų mano, kad spausdinimo išlaidos – tai tik popieriaus ir rašalo kaštai. Tačiau realybė visai kitokia. Jei tiksliai paskaičiuotumėte, kiek jūsų organizacija išleidžia spausdinimui per metus, rezultatas tikriausiai jus pribloškų.
Tikrosios spausdinimo išlaidos apima ne tik akivaizdžius dalykus. Čia ir elektros sąnaudos, ir įrangos nusidėvėjimas, ir techninė priežiūra, ir darbuotojų laikas, praleistas prie spausdintuvo. Nepamirškim ir to, kad kiekvienas sugadintas lapas ar neteisingai atspausdintas dokumentas – tai tiesioginis pinigų išmetimas pro langą.
Vidutinė Lietuvos įmonė spausdinimui išleidžia apie 1-3% savo metinio biudžeto. Skamba nedaug? Tačiau 50 darbuotojų kompanijai tai gali reikšti 5000-15000 eurų per metus. O jei dalį šių pinigų galėtumėte nukreipti į verslo plėtrą ar darbuotojų motyvaciją?
Auditas – pirmasis žingsnis link ekonomijos
Prieš pradedant taupyti, reikia suprasti, kur tie pinigai dingsta. Daugelis įmonių neturi nė menkiausio supratimo, kas, ką, kada ir kodėl spausdina. Tai tarsi bandymas mažinti maisto išlaidas nežinant, ką perkat parduotuvėje.
Pradėkite nuo paprastos analizės. Moderniuose spausdintuvuose dažniausiai yra integruotos apskaitos funkcijos, kurios rodo spausdinimo statistiką. Jei jūsų įranga tokių funkcijų neturi, galite įdiegti specialią programinę įrangą, kuri stebi visą spausdinimo veiklą tinkle.
Stebėkite šiuos rodiklius: kiek puslapių spausdinama per dieną, kiek iš jų spalvotų, kiek dvipusių, kokie dokumentų tipai vyrauja. Taip pat svarbu identifikuoti didžiausius „spausdinimo entuziastus” – dažnai paaiškėja, kad 20% darbuotojų sukuria 80% spausdinimo apimčių.
Viena Vilniaus IT kompanija, atlikusi tokį auditą, aptiko, kad jų rinkodaros skyrius kas savaitę spausdino po 500 puslapių spalvotų ataskaitų, kurias vadovybė… niekada neskaitydavo. Tiesiog ateidavo į susirinkimą su atspausdintais dokumentais, o po susirinkimo juos išmesdavo. Vien šios praktikos nutraukimas sutaupė apie 3000 eurų per metus.
Taisyklės ir procedūros, kurios neerzina
Dabar prasideda sunkiausia dalis – įdiegti pakeitimus taip, kad darbuotojai jų nepriimtų kaip bausmės. Niekas nenori dirbti įmonėje, kur už kiekvieną atspausdintą lapą reikia rašyti paaiškinimą.
Nustatykite protingas numatytąsias nuostatas. Daugelis žmonių spausdina spalvotai tiesiog todėl, kad tai yra numatytoji parinktis. Pakeiskite ją į nespalvotą spausdinimą – tyrimai rodo, kad tai sumažina spalvoto spausdinimo apimtis net 60%. Analogiškai nustatykite dvipusį spausdinimą kaip standartą.
Įveskite „spausdinimo pauzę”. Tai paprasta funkcija, kuri prieš spausdinant dokumentą parodo jo peržiūrą ir klausia: „Ar tikrai norite spausdinti?” Skamba keistai, bet šis paprastas klausimas sumažina nereikalingą spausdinimą apie 15-20%. Žmonės tiesiog sustoja ir pagalvoja, ar tas dokumentas tikrai reikalingas popierinėje formoje.
Sukurkite alternatyvas. Užuot draudę spausdinti, pasiūlykite geresnius būdus. Įdiekite patogią dokumentų valdymo sistemą, kur galima lengvai dalintis failais. Įsigykite keletą planšečių susirinkimams – daug pigu nei kas savaitę spausdinti po 50 puslapių prezentacijų.
Įrangos optimizavimas ir konsolidacija
Dažnai biuruose galima rasti keistą reiškinį – kiekviename skyriuje ar net prie kiekvieno stalo stovi atskiras spausdintuvas. Tai tarsi kiekvienas darbuotojas turėtų savo asmeninį šaldytuvą virtuvėje.
Centralizuokite spausdinimą. Vietoj dešimties mažų spausdintuvų geriau turėti du ar tris kokybiškas daugiafunkcius įrenginius strateginėse vietose. Taip sutaupysite ne tik perkant įrangą, bet ir eksploatuojant ją – mažiau kartridžų, mažiau gedimų, paprastesnė priežiūra.
Nebijokite, kad darbuotojai turės „toli eiti” iki spausdintuvo. Tai net gerai – papildomas fizinis aktyvumas ir dar vienas momentas pagalvoti, ar tas spausdinimas tikrai būtinas. Be to, šiuolaikiniai spausdintuvai su mobiliuoju spausdinimu leidžia išsiųsti dokumentą iš bet kurios vietos ir pasiimti jį, kai pats esi prie įrenginio.
Pasirinkite tinkamą įrangą konkretiems poreikiams. Jei spausdinate daugiau nei 3000 puslapių per mėnesį, lazerinis spausdintuvas bus ekonomiškesnis nei rašalinis. Jei reikia daug spalvotų dokumentų, apsvarstykite atskirą spalvotą spausdintuvą tik tam, o kasdieniniam darbui naudokite nespalvotą.
Viena buhalterinė firma Kaune, turėjusi 12 mažų spausdintuvų, juos pakeitė trimis didelės talpos daugiafunkčiais įrenginiais. Pirmaisiais metais sutaupė 4500 eurų tik dėl sumažėjusių kartridžų ir priežiūros išlaidų.
Popierius ir eksploatacinės medžiagos
Kartridžai – tai viena didžiausių spausdinimo išlaidų dalių. Ir čia galima nemažai sutaupyti, jei žinai kaip.
Originalūs ar analogai? Amžinas klausimas. Originalūs kartridžai tikrai kokybiškesni, bet kainuoja 2-3 kartus brangiau. Analogai gali būti geras sprendimas kasdieniniam spausdinimui, tačiau svarbu rinktis patikimus gamintojus. Blogos kokybės kartridžas gali sugadinti spausdintuvą, o tai kainuos daug brangiau nei sutaupyta suma.
Geriau sprendimas – užpildomi kartridžai arba spausdintuvai su išoriniu rašalo tiekimo sistema. Taip vieno puslapio spausdinimo kaina gali kristi net 10 kartų. Tiesa, tokia įranga reikalauja šiek tiek daugiau priežiūros, bet ekonomija akivaizdi.
Dėl popieriaus – ne visada reikia aukščiausios kokybės. Standartinis 80 g/m² popierius puikiai tinka vidiniams dokumentams. Sutaupysite apie 20-30%, palyginti su 100 g/m² popieriumi. O premium popierių palikite tik išoriniams dokumentams ir prezentacijoms klientams.
Pirkite didesniais kiekiais. Jei turite saugojimo vietą, didelės partijos gali būti 15-25% pigesnės. Tik įsitikinkite, kad popierius laikomas tinkamomis sąlygomis – drėgmė yra jo priešas.
Skaitmeniniai sprendimai vietoj popieriaus
XXI amžiuje daugelis dokumentų iš viso neturėtų būti spausdinami. Tačiau įpročiai keičiasi lėtai, ypač biuro aplinkoje.
Elektroniniai parašai ir sutartys. Lietuvoje elektroninis parašas turi tokią pat teisinę galią kaip ir rankinis. Platformos kaip „Dokobit” ar panašios leidžia pasirašyti sutartis per kelias minutes be jokio spausdinimo. Tai ne tik sutaupo popierių, bet ir pagreitina procesus.
Sąskaitos faktūros ir finansiniai dokumentai. Dauguma Lietuvos įmonių jau perėjo prie elektroninių sąskaitų faktūrų, bet vis dar yra tokių, kurios spausdina jas „atsargumo sumetimais”. Jei turite gerą atsarginių kopijų sistemą, tai visiškai nereikalinga.
Susirinkimai be popieriaus. Užuot dalinus atspausdintas medžiagas, naudokite bendrus ekranus ir leiskite dalyviams sekti dokumentus savo įrenginiuose. Jei kas nors tikrai nori užsirašyti – tegul rašo planšetėje ar nešiojamajame kompiuteryje.
Viena Klaipėdos logistikos įmonė visiškai atsisakė spausdinti mėnesines ataskaitas. Vietoj to sukūrė interaktyvią skaitmeninę ataskaitų sistemą, kur kiekvienas vadovas gali pasižiūrėti jam reikalingus duomenis realiuoju laiku. Rezultatas? 8000 eurų ekonomija per metus ir daug greitesnis priėjimas prie informacijos.
Darbuotojų įtraukimas ir motyvacija
Jokios taisyklės neveiks, jei darbuotojai jų nepriims. Žmonės turi suprasti ne tik „kaip”, bet ir „kodėl”.
Skaidrumas veikia. Parodykite komandai realius skaičius – kiek įmonė išleidžia spausdinimui, kaip tai atrodo vienam darbuotojui, ką galėtų įmonė padaryti su sutaupytais pinigais. Kai žmonės mato didžiąją vaizdą, jie labiau linkę keisti savo įpročius.
Gamifikacija ir konkurencija. Kai kurios įmonės sukuria mėnesinius iššūkius tarp skyrių – kas labiausiai sumažins spausdinimą. Nugalėtojai gauna simbolines dovanas ar papildomą poilsio dieną. Skamba vaikiškai? Galbūt, bet veikia.
Pasidalinkite nauda. Jei sutaupėte didelę sumą optimizavę spausdinimą, dalį tų pinigų investuokite į darbuotojų gerovę – geresnę kavos aparatą, komfortablesnius baldus, komandos renginį. Taip žmonės mato, kad jų pastangos turi tiesioginę naudą.
Viena Šiaulių gamybos įmonė įvedė sistemą, kur kiekvienas skyrius turi mėnesinį spausdinimo biudžetą. Jei skyrius sutaupo, dalis sutaupytų pinigų grįžta į skyriaus socialinį fondą. Spausdinimas sumažėjo 45% per tris mėnesius.
Kai taupymas tampa įmonės kultūra
Tikroji ekonomija prasideda ne nuo naujų spausdintuvų ar griežtų taisyklių, o nuo mąstymo būdo pasikeitimo. Spausdinimo išlaidų mažinimas – tai tik viena dalis platesnės efektyvumo kultūros.
Pradėkite nuo mažų žingsnių. Nebandykite iš karto įvesti visų galimų pakeitimų – tai sukels tik pasipriešinimą. Geriau kas mėnesį įgyvendinkite vieną ar du pakeitimus, leiskite žmonėms prie jų priprasti, ir tik tada eikite toliau.
Reguliariai peržiūrėkite rezultatus. Kas ketvirtį pasižiūrėkite, kaip sekasi, ką pavyko pasiekti, kur dar yra erdvės tobulėti. Galbūt paaiškės, kad kai kurios priemonės neveikia jūsų kontekste – nebijokite jų atsisakyti ir išbandyti ką nors kita.
Technologijos keičiasi greitai. Kas buvo brangu prieš dvejus metus, dabar gali būti prieinama. Kas buvo neįmanoma, dabar gali būti standartinė funkcija. Sekite naujienas, bendraukite su kitomis įmonėmis, mokykitės iš jų patirties.
Realybė tokia, kad 50% ekonomija nėra fantazija. Daugelis Lietuvos įmonių tai jau pasiekė, o kai kurios – net viršijo. Reikia tik noro, sistemingo požiūrio ir kantrybės. Pradėkite šiandien nuo paprasto audito, ir po kelių mėnesių jūsų buhalterė džiaugsis žiūrėdama į sumažėjusias spausdinimo sąskaitas. O sutaupyti pinigai? Investuokite juos į tai, kas tikrai kuria vertę jūsų verslui – žmones, inovacijas, augimą.
